Imprimer Trait d'Union Outaouais Inc. (TUOI) accorde une grande importance à la préservation de la confidentialité de vos données personnelles. Au sein de cette politique de confidentialité, nous vous informerons sur la manière dont notre organisation collecte, utilise et partage les informations personnelles que vous pourriez nous fournir tout au long de votre utilisation de notre site web et de nos services, y compris les outils électroniques, les applications, les forums, les pages d'inscription aux activités, les publications, les bulletins électroniques, les achats de billets et les dons en ligne ou par voie postale.
Cette politique de confidentialité est une composante essentielle de nos conditions d'utilisation, qui énoncent les règles que vous acceptez de respecter lorsque vous utilisez nos services. Nous nous engageons à collecter, utiliser et partager vos données personnelles conformément à cette politique de confidentialité, sans exception. En utilisant nos services, vous confirmez avoir pris connaissance de la politique de confidentialité, en avoir compris les dispositions, et consentir à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos données personnelles conformément à cette politique.
Objectifs
Cette politique a pour objectif de :
- Présenter les principes régissant la protection des renseignements personnels.
- Définit les rôles et responsabilités des différents intervenants en lien avec la protection des renseignements personnels.
Champ d’application
Cette politique s’adresse à l’ensemble des membres, partenaires, donateurs, bénévoles et employés. Cette politique est applicable aux renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par Trait d’Union Outaouais Inc.
Principes relatifs à la protection des renseignements personnels
TUOI s’engage à respecter et appliquer les principes relatifs à la protection des renseignements personnels. Les attentes détaillées auprès des divers intervenants responsables de l’application de la politique sont plus amplement décrites dans les directives et procédures qui découlent de la présente politique.
Responsabilité
TUOI est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris ceux confiés à un tiers aux fins de traitement.
- Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Renseignement personnel est la suivante: Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Exemples:
- Nom;
- Date de naissance, âge, sexe, citoyenneté;
- Numéro de téléphone;
- Adresse résidentielle;
- Adresse courriel;
- Fiche complète du participant (voir formulaire en p.j.)
- Information bancaire pour les donateurs qui font des dons mensuellement par l’intermédiaire de paiements bancaires automatiques ou autres;
- Réponses aux questions portant sur l’inscription à un programme particulier;
- Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel);
- Toute autre information nécessaire aux activités de TUOI
- Fin pour laquelle s’effectue la collecte de vos renseignements personnels
TUOI peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :
- Pour vous fournir nos services et programmes;
- Pour gérer notre relation avec vous et la prestation de notre service à la clientèle;
- Pour vous identifier dans notre système informatique;
- Pour gérer notre organisme et ses activités;
- Pour répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire de Yapla, par courriel ou par téléphone;
- Pour vous contacter à des fins de collecte de fonds ou autres;
- Pour faciliter et traiter votre inscription à certains activités, cours, événements et programmes;
- Pour vous authentifier lorsque vous vous connectez à votre compte Yapla;
- Pour communiquer avec vous par courriel au sujet de notre mission, nos programmes et événements;
- Pour fournir et évaluer les programmes auxquels vous êtes inscrit;
- Pour percevoir le paiement de vos activités, dons, vos achats d’articles ou de billets en ligne;
- Pour remettre des reçus aux fins de l’impôt, le cas échéant;
- Pour faire le suivi des communications avec vous;
- Pour améliorer et faciliter le développement de nouveaux services;
- Toute autre fin permise ou exigée par la loi;
- Quand recueillons-nous vos renseignements ?
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos programmes et les fournissez volontairement. Par exemple, nous pouvons vous demander de fournir des renseignements personnels, si vous :
- Utilisez nos programmes et activités;
- Établissez un compte d’utilisateur (membership);
- Vous connectez à votre compte;
- Faites un don;
- Utilisez nos outils en ligne;
- Envoyez une question ou un commentaire à notre organisme par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre site web;
- Communiquez avec un employé, par téléphone ou en personne;
- Participez à un événement organisé par TUOI;
- Vous abonner aux communications électroniques;
- Utiliser des fonctionnalités de formulaire via la plateforme de membres qui nécessitent des renseignements personnels.
Les renseignements personnels affichés, utilisés ou divulgués par l’intermédiaire d’une page LinkedIn, d’une page Facebook ou de tout autre site de réseautage social font l’objet de la politique sur la protection des renseignements personnels de ces sites Web et ne sont pas concernés par la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
- Limitation de la collecte des renseignements personnels
TUOI détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements personnels et informe les personnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignement personnels.
Consentement
TUOI informe la personne concernée et obtient son consentement pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi. Le consentement peut aussi être donné par un représentant autorisé.
Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et ne doit pas être obtenu par un subterfuge.
- Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels
Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente politique sur la protection des renseignements personnels pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement.
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.
TUOI peut utiliser les renseignements personnels ou les communiquer à d’autres fins, si la personne concernée y consent ou si la Loi l’exige.
- Traitement de données dans d’autres pays
Pour vous fournir nos programmes et services, nous pouvons utiliser des fournisseurs de services, de traitement de données et autres tierces parties pour la prestation de certains services en notre nom. Ces tierces parties peuvent sauvegarder, traiter et transmettre des renseignements personnels sur des serveurs qui sont situés à l’extérieur du Canada, dans les juridictions dont les lois sur la protection de la vie privée peuvent différer de celles du Canada, ce qui peut inclure les États-Unis d’Amérique. Par conséquent, les renseignements personnels peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part des gouvernements, des tribunaux ou de l’application de la loi dans ces juridictions, conformément aux lois desdites juridictions. Par exemple, nous pouvons partager les renseignements en réponse à des demandes valides de la part des autorités gouvernementales, des tribunaux et des responsables de l’application de la loi dans ces pays. Sous réserve des lois applicables dans ces autres juridictions, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les mesures de protection adéquates soient en place auprès de nos tierces parties, exigeant qu’elles maintiennent un niveau de protection des renseignements personnels équivalent à celui qui s’applique au Canada.
- Liens vers d’autres sites web
Notre site web peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment ceux qui appartiennent à nos commanditaires, partenaires ou collaborateurs. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peuvent recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site que vous visitez.
- Fournir les détails de votre carte de crédit
Si vous faites un paiement par carte de crédit par l’intermédiaire de notre organisation, nous demandons les renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour compléter le traitement de la transaction. Les renseignements que vous fournissez pour un paiement unique, tels que les numéros de cartes de crédit et leurs codes de sécurité, le nom qui figure sur ces cartes de crédit et les dates d’expiration, sont transmis directement de vous à la société de traitement des cartes de crédit; TUOI ne sauvegarde aucune donnée. TUOI vous enverra un courriel confirmant que la transaction par carte de crédit est conclue.
- Sécurité
Dans le but de protéger vos renseignements personnels, TUOI utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.
Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé. Tous les renseignements personnels que vous nous fournissez sont échangés par l’intermédiaire d’un serveur sécurisé (SharePoint). Malheureusement, la sécurité de toute transmission de données par internet ne peut être entièrement garantie. Par conséquent, bien que nous soyons pleinement engagés à protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité de toute information ou tout renseignement personnel que vous nous fournissez.
Nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à votre compte Yapla, toutefois, il incombe à vous seul de maintenir la confidentialité de votre nom d’utilisateur, votre mot de passe et de tout autre renseignement lié à votre compte. Nous prenons également des mesures raisonnables pour veiller à ce que les employés de TUOI comprennent l’importance de maintenir la confidentialité des renseignements personnels et que les personnes non autorisées ne doivent pas avoir accès aux renseignements personnels dont nous avons disposés ou détruits.
- Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande selon les délais prévus par les lois applicables. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Une telle demande d’accès est sans frais. Remarquez que nous ne pouvons pas autoriser l’accès à vos renseignements personnels lorsque ceux-ci ne peuvent être séparés des renseignements sur d’autres personnes, ne peuvent être divulgués pour des raisons de sécurité ou sont protégés par un privilège juridique. Si nous ne sommes pas en mesure de vous donner l’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons des raisons du refus d’accès.
Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.
- Communications par courriel électronique ou courriel
TUOI respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.
Nous veillerons à ce que chacun de nos courriels offre l’option et les consignes d’exclusion nécessaires, si vous ne voulez plus recevoir de courriels de TUOI à l’avenir. Vous pouvez annuler les envois en cliquant sur le lien fourni dans le courriel, en envoyant un courriel à admin@traitdunionoutaouais.com , ou en nous téléphonant 819-595-1290 poste 23. Si nous n’avons pas votre consentement exprès pour l’envoi de communications électroniques, nous ne communiquerons avec vous qu’aux fins limitées permises par la Loi.
12. Modifications à la présente politique sur la protection des renseignements personnels
TUOI peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels sans vous donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par TUOI sont régies par la version de la présente politique sur la protection des renseignements personnels alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre site web, veillant à préciser en bas de cette page la date de révision de cette politique sur la protection des renseignements personnels. Veuillez vérifier cette politique sur la protection des renseignements personnels périodiquement pour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement.
Votre consentement aux dispositions de la présente politique sur la protection des renseignements personnels
Lorsque vous utilisez nos services, programmes et activités et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que TUOI puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez sciemment à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels. Si vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à TUOI, nous vous prions de communiquer avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous afin que nous puissions répondre à vos questions ou préoccupations.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels en tout temps, en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que TUOI peut ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services, programmes et renseignements qui pourraient vous être utiles.
Rôles et responsabilités
Conseil d’administration
- Approuve la présente politique et ses modifications, le cas échéant;
- Désigne le responsable de l’application de la présente politique;
Responsable de la protection des renseignements personnels
- Agit à titre de personne responsable de la présente politique;
- Gère l’application de la présente politique et des directives en découlant;
- Agit à titre de responsable pour la gestion de tout incident en lien avec la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables.
- Rend compte au conseil d’administration sur la gestion de la présente politique;
- Agit à titre de répondant pour toute question relative à la protection des renseignements personnels.
Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes
TUOI donne la possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes relatifs à la protection des renseignements personnels, en établissant des politiques et directives en rapport avec le traitement des plaintes et le règlement de différends qu’elle rend accessibles aux personnes concernées.
Pour nous joindre
Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette politique sur la protection des renseignements personnels, ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :
- Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers;
- Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;
- Signaler toute violation de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.
Veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :
Monsieur Federico Gauchat, directeur général
Adresse courriel : Federico@traitdunionoutaouais.com
Téléphone : 819-595-1290, poste 22
Révision
Cette politique est révisée au besoin sans excéder l’échéance d’une période de 3 ans débutant à la date de son adoption ou de sa dernière révision.
Entrée en vigueur et révision
Cette politique sur la protection des renseignements personnels entre en vigueur le 19 septembre 2023
